Quelles informations doivent apparaître sur une facture? Comment faire le suivi des factures? Que faire en cas de non-paiement de facture?

Quand établir la facture ?

La facturation de produits ou de service doit se faire en avance, pour éviter les litiges ultérieurs. Dans l’idéal, vous devez négocier un paiement en avance. Par exemple, vous pouvez demander 30% du montant au moment de la commande, 40% pendant la réalisation de cette dernière, et 30% au moment de la livraison.

Si vous ne pouvez pas organiser les choses de cette manière, vous devrez procéder à une facturation au moment de la livraison de la commande.

Les informations à mettre sur la facture

Sur une facture, un certain nombre d’informations sont requises:

  • Des données d’identification du vendeur et du client (comme leur adresse)
  • Les caractéristiques de la vente, ainsi que son prix
  • Les modalités de paiement qui ont été choisies
  • Les conditions particulières qui peuvent apparaître (comme des rabais, des pénalités de retard, etc.)

Ensuite, d’autres éléments se retrouvent généralement sur une facture, mais ne sont pas obligatoires :

  • Le numéro de la facture, pour une meilleure organisation et un meilleur classement
  • La désignation ou référence de la facture
  • Les délais et conditions de paiement
  • La date de la vente ou de la prestation de service
  • Le détail de l’article ou du service qui a été vendu, ainsi que la quantité
  • Les montants hors taxes (HT), et les montants toutes taxes comprises (TTC) si vous êtes assujetti à la TVA
  • Numéros de TVA et taux de TVA si vous êtes concerné
  • Le total dû par le client
  • L’indication de coordonnées et de moyens de paiement avec un bulletin de versement, ou avec les coordonnées bancaires

Le suivi des factures

Tenez un fichier, ou utilisez un logiciel, qui répertorie toutes les factures. Pour chacune d’entre elles, vous devez renseigner des informations précises :

  • Le numéro de facture
  • Le destinataire
  • La date d’envoi
  • La date d’échéance
  • Les mesures à prendre en cas de non-paiement

Ensuite, tenez à jour vos comptes en suivant les paiements. En cas de non-paiement, relancez vos clients. Commencez par appeler votre client pour lui signaler qu’il a un retard de paiement. C’est la meilleure manière d’obtenir un paiement rapide, tout en restant cordial. Si malgré la relance téléphonique, vous n’obtenez pas le paiement dans un délai convenu, vous pouvez envoyer une lettre de relance par recommandé.

A RETENIR

  1. Facturez le plus tôt possible, et au mieux avant même de commencer le travail.
  2. Faites un suivi régulier et minutieux de toutes vos factures, pour vous assurer un paiement dans les temps.
  3. Pensez à faire un rappel téléphonique avant d’envoyer une lettre de relance.

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