Définition de la comptabilité 

Commençons par définir cette notion, qui peut sembler très vaste. La comptabilité est en fait l’outil principal comportant les informations financières d’une entreprise.

Cette comptabilité vous aide à mettre en place les comptes annuels. Parmi ces comptes annuels, on retrouve le fameux bilan comptable, le compte de pertes et profits, et les annexes. La comptabilité est un outil d’évaluation plutôt que de planification : elle a pour but d’enregistrer et notifier les dépenses et recettes concrètes, qui ont déjà eu lieu.

La comptabilité vise à entrer des données chiffrées dans des documents de calculs, afin d’établir une visibilité claire sur votre situation financière tout au long de l’année. Ces données tiennent compte d’opérations aussi bien externes qu’internes. La comptabilité financière a un double objectif : avoir un aperçu précis des flux financiers (les mouvements de recette et dépenses, représentés par le compte de résultat), et de la situation financière exacte de l’entreprise à un instant T (le bilan).

Quel est le but de la comptabilité ?

La comptabilité est donc indispensable à votre entreprise pour vous permettre de vous tenir informé à tout moment de l’état financier dans lequel se trouve votre société.

Les divers éléments de la comptabilité

En comptabilité, nous retrouvons des éléments importants :

  • Le journal, qui permet d’enregistrer toutes les opérations financières de votre entreprise de manière chronologique, et ce sous forme d’écritures accompagnées d’un libellé spécifique. Ce journal permet donc de faire un classement chronologique de vos diverses opérations.
  • Le grand livre, qui sert à classer l’ensemble des comptes qui forment la comptabilité. Ces comptes sont regroupés par classes, en respectant le plan comptable.
  • Les comptes de pertes et profits enregistrent les flux de l’entreprise : recettes et dépenses. Parmi ces comptes, on distingue les comptes de charges et les comptes de produits.
  • Le bilan comptable permet de faire un bilan de la situation financière à un moment donné. Il se présente souvent sous forme de tableau dans lequel on retrouve les comptes d’actifs à gauche (les diverses ressources : compte bancaire, machines, locaux…), et les comptes passifs à droite (l’origine financière des ressources). Actifs et passifs doivent toujours être équilibrés. Pour en apprendre un peu plus, vous pouvez consulter la fiche à propos des bilans.

La comptabilité en Suisse

La comptabilité est une des obligations cruciales pour la bonne santé de votre entreprise, mais aussi pour être serein au quotidien dans votre activité. Bien qu’elle puisse être une tâche rébarbative pour certains, elle est pour autant un point essentiel, mais également incontournable à ne pas laisser au hasard.

Comptabilité et forme juridique

Les obligations comptables sont basées sur l’importance économique de l’entreprise et non sur sa structure juridique. Tout dépend donc du chiffre d’affaires réalisé. De la même manière, la loi détermine une structure minimale, alors qu’il n’existe pas de plan comptable en Suisse. Les règles et les formalités sont définies dans l’objectif d’estimer l’état des finances de l’entreprise et son bilan économique.

Pour les indépendants ainsi que pour les entreprises en nom collectif, une comptabilité simplifiée peut être suffisante si, et seulement si, le seuil de CHF 500’000 n’est pas atteint ou dépassé. Cette disposition de comptabilité « plus légère » devra prendre en compte les actifs ainsi que les passifs de l’entreprise, il devra être clairement listé un décompte rapportant les apports privés et les différents prélèvements parfaitement libellés et un relevé des recettes et des dépenses devra être rigoureusement tenu à jour pour chaque période comptable avec un récapitulatif à la fin et se référant à chacun des exercices.

Au-delà de ce seuil de CHF 500’000, une comptabilité complète sera obligatoirement nécessaire.

Comptes annuels et comptabilité d’entreprise

S’agissant de toutes les entreprises dont le chiffre d’affaires excède les CHF 500’000, la comptabilité devra être complète pour chaque exercice, ce qui suppose qu’elles doivent tenir des comptes annuels contenant le bilan comptable, le compte de résultat et une annexe, cette dernière est régie par l’article 959 C du Code des obligations suisse.

Pour savoir quels éléments doit contenir votre comptabilité, vous pouvez vous baser sur l’article 958 du Code des obligations. Attention, toutes les écritures comptables doivent être prouvées par une pièce justificative (facture, ticket de caisse…). Et toutes ces pièces doivent être conservées pendant au moins 10 ans.

Les obligations comptables des grandes entreprises, ou des entreprises décrites comme telle, sont plus renforcées et réglementées par l’article 961 du Code des Obligations. C’est le cas des entreprises réalisant un bilan supérieur à CHF 20 millions ou un chiffre d’affaires de CHF 40 millions ou encore celles générant 250 emplois à plein temps. À l’annexe de leurs obligations comptables devront être adjointes un certain nombre d’informations supplémentaires ainsi qu’un flux de la trésorerie et un rapport annuel.

Comment faire sa comptabilité ?

Voici quelques conseils pour vous aider à bien tenir votre comptabilité.

Bien faire sa comptabilité d’entreprise

Tout d’abord, la plupart du temps, il est suffisant d’utiliser un fichier Excel. Si vous êtes une RI non inscrite au registre du commerce, et réalisant un CA inférieur à 500 000 CHF, un document Excel indiquant au moins les principaux éléments de votre déclaration d’impôt fera l’affaire.

Hormis les exceptions que nous avons citées ci-dessus, vous devez tenir une comptabilité sous forme commerciale, ou à l’aide d’un programme spécialisé. Vous pouvez tenir votre comptabilité assez facilement grâce à certains logiciels (Bexio, Crésus, WinBiz, Banana…). Ainsi, vous pourrez tenir vos comptes de manière régulière, afin de disposer de tous les éléments comptables à portée de main.

Attention : les documents comptables sont des documents légaux, que vous ne pouvez pas falsifier sous peine de punition d’ordre pénal. Alors si vous êtes perdu, pensez à faire appel à un comptable ou un fiduciaire pour vous prêter main forte en fin d’année sur la vérification des comptes et des écritures. Il vous aidera aussi de manière régulière pour faire vos comptes dans les règles. Vous pouvez également lui demander de vous expliquer toutes vos étapes, afin de pouvoir apprendre petit à petit à le faire vous-même.

Ce qu’il faut absolument savoir

Toute la comptabilité d’une entreprise peut être effectuée au sein de l’entreprise ou confiée à une fiduciaire ou un comptable. Ce choix revient à l’entreprise et suivant si en interne les compétences sont présentes pour réaliser cette tâche. Dans l’absolu, il est particulièrement conseillé de s’allouer les services d’un spécialiste en comptabilité qui saura d’une part procéder à une comptabilité exempte de toute erreur, et d’autre part qui sera le mieux placé pour apporter des informations conformes.

Il est à retenir que, au titre de l’article 962 du Code des Obligations, tous les documents – les pièces comptables, les bilans, les comptes de résultat – émanant et se référant à la comptabilité d’une entreprise, qu’il s’agisse des documents originaux ou bien de leur pendant électronique à l’heure du numérique, devront être  conservés à toutes fins utiles durant une période minimale de 10 ans.

Romain Prieur

About Romain Prieur

Romain est un des trois fondateurs de entreprendre.ch. Il est également expert-comptable diplômé en Suisse et fondateur de la Fiduciaire Karpeo à Genève et Lausanne. Romain conseille au quotidien les entrepreneurs et ceux qui souhaitent le devenir. Il est aussi chargé de cours pour la spécialité entrepreneuriat de l’Ecole Crea et au sein de l’organisation des experts-comptables suisses ExpertSuisse.