Gérer un projet demande de la rigueur et de la poigne. La gestion d’un projet n’est pas forcément facile, surtout quand on n’en a pas l’habitude.

On peut apparenter la gestion de projet avec la gestion d’une entreprise. Pendant la gestion de votre projet, vous devrez penser à répondre aux besoins, à atteindre les objectifs préalablement fixés, à respecter les contraintes qui vous sont imposées, à atteindre un certain niveau de qualité, à respecter les budgets, et à respecter les délais.

Les pilotes d’un projet

Pendant la mise en place d’un projet, on retrouve deux niveaux de gérant : le chef de projet, qui est à la tête de la gestion du projet, et le comité de pilotage (aussi appelé COPIL) qui, quant à lui, est là pour améliorer le projet et pour aider à la prise de décision. Généralement, il est composé de plusieurs directeurs des différents secteurs : directeur financier, directeur de recherche, de la production…

Le projet étape par étape

Quand vous mettez en place un projet, vous allez devoir suivre certaines étapes. Tout d’abord, vous devez planifier le projet, ce qui peut représenter jusqu’à un quart du travail. Il vous faut mettre en place les étapes successives qui vous mèneront à la réalisation de votre objectif. Vous devrez aussi définir le cahier des charges, les délais, le budget, les risques, les ressources requises, les étapes, les besoins clients… Pour planifier au mieux, vous allez pouvoir utiliser de nombreux outils, plus ou moins complexes, qu’il s’agisse d’Excel, Gant chart, PERT, ou d’autres.

Par la suite vient le moment pour vous de passer à l’exécution. Il s’agit simplement de passer à l’action concrète pour mettre en œuvre tout ce que vous avez planifié.

Après cela, vous devrez vérifier et effectuer tous les contrôles de qualité nécessaire. Vérifiez le bon avancement du projet, évaluez que les risques ont été évités, etc. S’il le faut, vous pouvez aussi faire de nouvelles planifications, si tout ne s’est pas déroulé comme prévu. Appuyez-vous sur le COPIL pour vous assurer que chaque étape de votre planification a bien été respectée.

Enfin, une fois que vous avez passé toutes ces étapes avec succès, vous pourrez finaliser la gestion de projet. Pour cela, vous allez devoir faire une ultime validation, transférer les compétences vers les exécutants du projet, le livrer concrètement, et archiver tous les documents le concernant. Bien sûr, vous devrez penser à organiser une réunion après la fin du projet, de manière à faire un compte-rendu avec toutes les personnes concernées.

Voici quelles sont ces étapes :

  • Ressentez et identifiez correctement le besoin de trouver un collaborateur. Ensuite, essayez de déterminer au mieux ce besoin, afin de le pouvoir le combler le plus efficacement possible.
  • Pensez à bien cerner le poste que vous offrez, et à établir tous les critères de ce dernier. Ainsi, vous pourrez plus facilement déterminer quelles seront les tâches à accomplir, et vous pourrez ensuite dresser, à partir de celles-ci, une liste de toutes les compétences que doit avoir le candidat que vous choisirez.
  • Rédigez ensuite cette offre au mieux, en prenant bien en compte tous les critères que vous avez déterminé, et pensez à stipuler les documents que les candidats doivent joindre à leur candidature. Vous pourrez par la suite diffuser cette annonce sur un maximum de plateformes (réseaux sociaux, journaux, annonces gratuites…) pour optimiser vos chances d’obtenir des réponses.
  • Étudiez les candidatures que vous allez recevoir pour ce poste, afin de faire une sélection des candidats que vous voulez rencontrer ou non. Pensez à contacter les candidats que vous n’acceptez pas pour les prévenir de votre refus.
  • Mettez en place les entretiens. Pour savoir comment mener à bien votre entretien, vous pouvez consulter notre fiche à ce propos. Ensuite, prévenez les personnes que vous ne sélectionnez pas à la suite de ces entretiens, en leur expliquant quelles sont vos raisons.
  • Signez le contrat avec le meilleur candidat. Bien sûr, faites-le après avoir négocié toutes les parties du contrat, et vous être assuré d’avoir été clair sur la nature de ses missions et de son cahier des charges.
  • Intégrez votre collaborateur à votre équipe. Vous devez aussi préparer au mieux son arrivée, en vous assurant que tous les outils dont votre collaborateur aura besoin pour travailler sont bien à sa disposition (notamment adresse mail et poste de travail). Essayez aussi de désigner un de vos employés pour qu’il l’aide à l’intégrer au début. De plus, pour l’aider dans son intégration, vous pouvez demander à vos employés de partager son premier repas, afin qu’il apprenne à faire connaissance avec tout le monde. L’accueil est capital, alors ne lésinez pas sur cette étape si vous voulez conserver vos meilleurs éléments.
  • Enfin, après cette embauche, pensez à mener un entretien individuel au bout de 3 mois, de manière à vérifier que vous avez bien recruté la bonne personne, et qu’elle s’en sort bien dans son nouveau poste.

A RETENIR

  1. Vous devez gérer avec soin et attention tous vos projets pour les mener à bien, et définir toutes les contraintes et les détails de votre projet.

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