Les choses que vous devez savoir sur la comptabilité d’une entreprise: pourquoi est-elle nécessaire, ce qu’elle contient, et les compétences pour l’assurer vous-même.

Présentation de la comptabilité

Commençons par définir cette notion, qui peut sembler très vaste. La comptabilité est en fait l’outil principal comportant les informations financières d’une entreprise. Cette comptabilité vous aide à mettre en place les comptes annuels. Parmi ces comptes annuels, on retrouve le fameux bilan comptable, le compte de pertes et profits, et les annexes. La comptabilité est un outil d’évaluation plutôt que de planification : elle a pour but d’enregistrer et notifier les dépenses et recettes concrètes, qui ont déjà eu lieu.

La comptabilité vise à entrer des données chiffrées dans des documents de calculs, afin d’établir une visibilité claire sur votre situation financière tout au long de l’année. Ces données tiennent compte d’opérations aussi bien externes qu’internes. La comptabilité financière a un double objectif : avoir un aperçu précis des flux financiers (les mouvements de recette et dépenses, représentés par le compte de résultat), et de la situation financière exacte de l’entreprise à un instant T (le bilan).

Quel est le rôle de la comptabilité ?

La comptabilité est donc indispensable à votre entreprise pour vous permettre de vous tenir informé à tout moment de l’état financier dans lequel se trouve votre société.

Les divers éléments de la comptabilité

En comptabilité, nous retrouvons des éléments importants :

  • Le journal, qui permet d’enregistrer toutes les opérations financières de votre entreprise de manière chronologique, et ce sous forme d’écritures accompagnées d’un libellé spécifique. Ce journal permet donc de faire un classement chronologique de vos diverses opérations.
  • Le grand livre, qui sert à classer l’ensemble des comptes qui forment la comptabilité. Ces comptes sont regroupés par classes, en respectant le plan comptable.
  • Les comptes de pertes et profits enregistrent les flux de l’entreprise : recettes et dépenses. Parmi ces comptes, on distingue les comptes de charges et les comptes de produits.
  • Le bilan comptable permet de faire un bilan de la situation financière à un moment donné. Il se présente souvent sous forme de tableau dans lequel on retrouve les comptes d’actifs à gauche (les diverses ressources : compte bancaire, machines, locaux…), et les comptes passifs à droite (l’origine financière des ressources). Actifs et passifs doivent toujours être équilibrés. Pour en apprendre un peu plus, vous pouvez consulter la fiche à propos des bilans.

Comptabilité et loi

En ce qui concerne le côté légal de la comptabilité, vous trouverez la plupart des règles dans le code des obligations. Bien sûr, les règles sont différentes en fonction des cas :

  • Pour les entreprises individuelles, les personnes morales (SA, associations, SARL, coopératives…), et les sociétés de personnes (y compris les sociétés en nom collectif), celles-ci doivent tenir une comptabilité et présenter des comptes quand le chiffre d’affaires est supérieur à 500 000 CHF.
  • Pour les très petites entreprises (EI, associations non inscrites au registre du commerce) dont le chiffre d’affaires est inférieur à 500 000 CHF, il est possible de tenir une comptabilité simplifiée, selon l’article 957 du CO.

Pour savoir quels éléments doit contenir votre comptabilité, vous pouvez vous baser sur l’article 958 du Code des obligations. Attention, toutes les écritures comptables doivent être prouvées par une pièce justificative (facture, ticket de caisse…). Et toutes ces pièces doivent être conservées pendant au moins 10 ans.

Tenir sa comptabilité

Voici quelques conseils pour vous aider à bien tenir votre comptabilité. Tout d’abord, la plupart du temps, il est suffisant d’utiliser un fichier Excel. Si vous êtes une RI non inscrite au registre du commerce, et réalisant un CA inférieur à 500 000 CHF, un document Excel indiquant au moins les principaux éléments de votre déclaration d’impôt fera l’affaire.

Hormis les exceptions que nous avons citées ci-dessus, vous devez tenir une comptabilité sous forme commerciale, ou à l’aide d’un programme spécialisé. Vous pouvez tenir votre comptabilité assez facilement grâce à certains logiciels (Crésus, WunBiz, Banana…). Ainsi, vous pourrez tenir vos comptes de manière régulière, afin de disposer de tous les éléments comptables à portée de main.

Attention : les documents comptables sont des documents légaux, que vous ne pouvez pas falsifier sous peine de punition d’ordre pénal. Alors si vous êtes perdu, pensez à faire appel à un comptable ou un fiduciaire pour vous prêter main forte en fin d’année sur la vérification des comptes et des écritures. Il vous aidera aussi de manière régulière pour faire vos comptes dans les règles. Vous pouvez également lui demander de vous expliquer toutes vos étapes, afin de pouvoir apprendre petit à petit à le faire vous-même.

Voici quelles sont ces étapes :

  • Ressentez et identifiez correctement le besoin de trouver un collaborateur. Ensuite, essayez de déterminer au mieux ce besoin, afin de le pouvoir le combler le plus efficacement possible.
  • Pensez à bien cerner le poste que vous offrez, et à établir tous les critères de ce dernier. Ainsi, vous pourrez plus facilement déterminer quelles seront les tâches à accomplir, et vous pourrez ensuite dresser, à partir de celles-ci, une liste de toutes les compétences que doit avoir le candidat que vous choisirez.
  • Rédigez ensuite cette offre au mieux, en prenant bien en compte tous les critères que vous avez déterminé, et pensez à stipuler les documents que les candidats doivent joindre à leur candidature. Vous pourrez par la suite diffuser cette annonce sur un maximum de plateformes (réseaux sociaux, journaux, annonces gratuites…) pour optimiser vos chances d’obtenir des réponses.
  • Étudiez les candidatures que vous allez recevoir pour ce poste, afin de faire une sélection des candidats que vous voulez rencontrer ou non. Pensez à contacter les candidats que vous n’acceptez pas pour les prévenir de votre refus.
  • Mettez en place les entretiens. Pour savoir comment mener à bien votre entretien, vous pouvez consulter notre fiche à ce propos. Ensuite, prévenez les personnes que vous ne sélectionnez pas à la suite de ces entretiens, en leur expliquant quelles sont vos raisons.
  • Signez le contrat avec le meilleur candidat. Bien sûr, faites-le après avoir négocié toutes les parties du contrat, et vous être assuré d’avoir été clair sur la nature de ses missions et de son cahier des charges.
  • Intégrez votre collaborateur à votre équipe. Vous devez aussi préparer au mieux son arrivée, en vous assurant que tous les outils dont votre collaborateur aura besoin pour travailler sont bien à sa disposition (notamment adresse mail et poste de travail). Essayez aussi de désigner un de vos employés pour qu’il l’aide à l’intégrer au début. De plus, pour l’aider dans son intégration, vous pouvez demander à vos employés de partager son premier repas, afin qu’il apprenne à faire connaissance avec tout le monde. L’accueil est capital, alors ne lésinez pas sur cette étape si vous voulez conserver vos meilleurs éléments.
  • Enfin, après cette embauche, pensez à mener un entretien individuel au bout de 3 mois, de manière à vérifier que vous avez bien recruté la bonne personne, et qu’elle s’en sort bien dans son nouveau poste.

A RETENIR

  1. Tenir une comptabilité cohérente est un devoir légal.
  2. Vous ne devez donc pas hésiter à vous faire aider par un professionnel si vous avez le moindre doute.
  3. Mais attention, même si vous ne faites pas votre comptabilité vous-même, vous devez tout de même essayer de comprendre vos états financiers.

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