Quand vous décidez d’engager une nouvelle personne, vous devez suivre des étapes précises

Qu’est-ce que le contrat individuel de travail ?

Commençons par une petite présentation. Il s’agit d’un contrat avec lequel l’employé embauché s’engage à vous servir, pour une durée déterminée ou non. Ce contrat de travail prévoit une rémunération, selon l’article 319 CO. Dans ce contrat se trouvent les droits et les obligations de l’employé, mais aussi ceux de l’employeur. Ce contrat n’est pas soumis à une obligation de forme particulière.

Il n’est pas obligé d’être écrit, et peut être uniquement oral (sauf dans le cas du contrat d’apprentissage). Toutefois, il est préférable de faire un contrat écrit, afin de pouvoir protéger les deux parties. Cela permet de mettre en place à l’avance les conditions de résiliation du contrat, et le contrat écrit est aussi indispensable en cas de réglementation ou de clauses spéciales.

Cahier des charges

Le cahier des charges est un texte qui peut être unique, ou encore collectif. Il est adressé aux employés et vise à leur expliquer quelles sont les attentes que vous avez vis-à-vis du poste. Ce cahier des charges ne nécessite pas forcément de recevoir l’accord de l’employé. Ce document permet donc de définir avec précision quelles sont les attentes et les besoins de ce poste.

C’est grâce à cela que l’employé saura quelles sont les tâches à réaliser. De plus, grâce à ce cahier des charges, vous allez pouvoir dresser la liste de toutes les compétences que doit détenir l’employé pour décrocher le poste. Il a donc une importance primordiale. Son contenu peut faire l’objet d’une renégociation lors du traditionnel entretien annuel.

Règlement du personnel

Pour finir, parmi les documents importants lors d’un recrutement, nous retrouvons le règlement du personnel, que l’on appelle aussi le règlement intérieur. Avec lui, vous pouvez fixer quels sont les devoirs et les interdictions de tous vos employés, pour vous assurer du bon vivre dans votre entreprise. Cela vous permet aussi de mettre en place des règles de sécurité, ou encore concernant l’hygiène et la discipline (tenue vestimentaire exigée, heure de présence…). Mais ce document permet aussi d’aider les nouveaux employés à s’habituer à votre entreprise.

Quelques points d’attention

Lorsque vous établissez ces différents documents, vous devez porter attention à certains éléments. Tout d’abord, vous ne devez pas récupérer, même si c’est tentant, des modèles tout faits sur internet sans les modifier. Vous devez vous assurer qu’ils respectent les conditions du droit suisse, ou du pays concerné. Vous pouvez vous tourner vers un juriste afin de vous assurer de tout rédiger dans les règles, et éviter un potentiel conflit dans le futur.

Voici quelles sont ces étapes :

  • Ressentez et identifiez correctement le besoin de trouver un collaborateur. Ensuite, essayez de déterminer au mieux ce besoin, afin de le pouvoir le combler le plus efficacement possible.
  • Pensez à bien cerner le poste que vous offrez, et à établir tous les critères de ce dernier. Ainsi, vous pourrez plus facilement déterminer quelles seront les tâches à accomplir, et vous pourrez ensuite dresser, à partir de celles-ci, une liste de toutes les compétences que doit avoir le candidat que vous choisirez.
  • Rédigez ensuite cette offre au mieux, en prenant bien en compte tous les critères que vous avez déterminé, et pensez à stipuler les documents que les candidats doivent joindre à leur candidature. Vous pourrez par la suite diffuser cette annonce sur un maximum de plateformes (réseaux sociaux, journaux, annonces gratuites…) pour optimiser vos chances d’obtenir des réponses.
  • Étudiez les candidatures que vous allez recevoir pour ce poste, afin de faire une sélection des candidats que vous voulez rencontrer ou non. Pensez à contacter les candidats que vous n’acceptez pas pour les prévenir de votre refus.
  • Mettez en place les entretiens. Pour savoir comment mener à bien votre entretien, vous pouvez consulter notre fiche à ce propos. Ensuite, prévenez les personnes que vous ne sélectionnez pas à la suite de ces entretiens, en leur expliquant quelles sont vos raisons.
  • Signez le contrat avec le meilleur candidat. Bien sûr, faites-le après avoir négocié toutes les parties du contrat, et vous être assuré d’avoir été clair sur la nature de ses missions et de son cahier des charges.
  • Intégrez votre collaborateur à votre équipe. Vous devez aussi préparer au mieux son arrivée, en vous assurant que tous les outils dont votre collaborateur aura besoin pour travailler sont bien à sa disposition (notamment adresse mail et poste de travail). Essayez aussi de désigner un de vos employés pour qu’il l’aide à l’intégrer au début. De plus, pour l’aider dans son intégration, vous pouvez demander à vos employés de partager son premier repas, afin qu’il apprenne à faire connaissance avec tout le monde. L’accueil est capital, alors ne lésinez pas sur cette étape si vous voulez conserver vos meilleurs éléments.
  • Enfin, après cette embauche, pensez à mener un entretien individuel au bout de 3 mois, de manière à vérifier que vous avez bien recruté la bonne personne, et qu’elle s’en sort bien dans son nouveau poste.

A RETENIR

  1. Même si vous n’êtes pas obligé préparer un contrat écrit, nous vous recommandons vivement de le faire.
  2. De plus, vous devez éviter les modèles tout faits sur internet, qui ne correspondent pas forcément aux normes du droit suisse.

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